Magazzino efficiente: come progettarlo correttamente

Un magazzino performante ed efficace è uno dei segreti per essere più competitivo sul mercato. In Europa e nei paesi più industrializzati, le aziende di produzione e commerciali si affidano a software gestionali e seguono un flusso operativo organizzato nei minimi dettagli, talvolta studiato per le loro specificità. In Italia sono ancora tante le aziende che gestiscono la logistica di magazzino mediante software generici, quali per esempio fogli di calcolo, seguendo un iter poco definito e confidando sull’esperienza dei magazzinieri.

Un’organizzazione ottimale di magazzino, al contrario, permette di regolare efficacemente i flussi di merci in ingresso e in uscita, consentendo di adattarsi in modo flessibile alle possibili oscillazioni del mercato.

In questo articolo proviamo a fornirti alcune linee guida che potranno essere utili allo sviluppo di un processo di gestione proficuo.

Punto 1. Il magazzino

Partiamo dalle basi. I clienti finali si aspettano, oggi più di ieri, un servizio efficiente e rapido. Perché questo avvenga, occorre ottimizzare le procedure, definire le tempistiche e organizzare nel dettaglio i processi. Il primo passo da compiere è definire il layout di magazzino. Quali aree occorre prevedere?

Punto 2. Le aree strategiche

  • Area Ricevimento: è l’area dedicata alla gestione della merce in entrata, semilavorati se diretta ad aziende di produzione, prodotti finiti se destinata al mercato business o consumer. I sistemi di lettura ottici per codici a barre o QR code, o altri sistemi quali RFID, consentono di migliorare i processi.
  • Area Controllo Qualità: si tratta di un’area vuota per lo scarico della merce e per il controllo della corrispondenza con l’ordinato. Si confrontano liste di colli con gli ordini di acquisto aziendali allo scopo di verificarne la corrispondenza in termini di quantità, modello e caratteristiche. Nella stessa area possono coesistere l’attività di gestione dei resi, per merce non conforme o consegnata erroneamente, e il cross docking, ovvero la merce che transita in magazzino solo amministrativamente senza essere depositata fisicamente. Infine, il controllo qualità della finitura, dell’assemblaggio e della conformità del pezzo.
  • Area Stoccaggio e Picking: La merce disponibile, viene stoccata. Il sistema automatizzato di tracciabilità della merce, garantisce precisione e una gestione senza margine di errore. I codici a barre di ogni prodotto forniscono informazioni sulla tipologia, sulla locazione e riportano informazioni relative all’unità di carico (UDC). Con l’ausilio di un software ERP per la logistica di magazzino, è possibile conoscere anticipatamente la disponibilità dei vani. All’interno del magazzino potrebbe esserci la possibilità di fare attività di picking: significa che partendo da unità di carico piene si vanno a formare unità di carico miste. Il Software assegna alla merce una categoria di rotazione dei prodotti (bassa, media, alta) che permette di agevolare il recupero della merce stessa. Una volta effettuato lo stoccaggio, si conclude la fase di entrata della merce. Quando questa verrà richiesta, inizierà la fase di uscita.
  • Area Imballaggio e Loading: qui si svolgono le attività di packing (imballo e confezionamento). I prodotti vengono assemblati come su richiesta del cliente: sempre più spesso il committente richiede imballaggi green ed etichette personalizzate. Nella stessa area, l’attività di loading, il carico della merce sui mezzi.
  • Area Spedizione: il lavoro svolto nell’area spedizione è di fondamentale importanza. La velocità e la puntualità delle consegne ai clienti è un punto cardine che incide positivamente o meno sull’immagine aziendale. L’organizzazione dell’area deve semplificare il lavoro degli operatori, deve permettere di reperire la merce in tempi brevi e di procedere alla preparazione dell’ordine senza ostacoli.

Sempre più aziende scelgono di affidare la gestione del magazzino a professionisti esterni (terzisti), specializzati nella fornitura del servizio completo o di alcuni servizi specifici.

Punto 3. Le criticità.

Di seguito alcune delle principali difficoltà e criticità riscontrate quotidianamente dagli addetti:

  • Mancata definizione di procedure standardizzate: una gestione “artigianale” del magazzino può provocare situazioni in cui, per esempio, solo alcune persone conoscono lo stoccaggio. In caso di assenza di queste, si creano disagi e cortocircuiti.
  • Tracciabilità che non funziona: ovvero la mancata corrispondenza tra quantità di merce contabilizzata e quantità fisiche presenti.
  • Disposizione degli articoli non razionale: la scelta della disposizione degli articoli dipende da diversi fattori, anche dalla rotazione degli stessi. Per esempio i prodotti a maggiore rotazione è preferibile disporli su scaffali più vicini ai varchi di uscita.
  • Mappatura del magazzino poco chiara: dalla mancata conoscenza della mappatura, ne consegue l’insorgenza di difficoltà nella fase dello stoccaggio, disordine e perdite inutili di tempo perché non consente di reperire la merce in tempi brevi.
  • Procedure non adatte alla rilevazione puntuale delle giacenze: le procedure “manuali” non consentono di conoscere le giacenze in modo puntuale, con rischio di ampio margine di errore.
  • Non si tiene conto della logistica di movimentazione dei mezzi: è funzionale articolare le aree di magazzino tenendo conto della movimentazione interna di mezzi e addetti.
  • Accumuli di materiali abbandonati: l’ordine delle merci e delle aree e la “pulizia” interna al magazzino, permettono di lavorare in totale sicurezza.
  • Mancanza di dati statistici: la mancanza di dati oggettivi, e non empirici, non consentono di effettuare analisi approfondite delle procedure. Lo studio dei dati permette di ridurre gli errori e di aumentare l’efficienza in ogni fase.

Riconsiderare le procedure per cedere il posto al cambiamento può sembrare una scelta complicata, ma significa miglioramento e raggiungimento di obiettivi sempre più alti.

Punto 4. La soluzione

Ecco dei semplici suggerimenti per riprogrammare le procedure o programmarne di nuove.

La prima cosa da fare è stabilire il livello e la qualità del servizio che si intende offrire. Gli avvenimenti degli ultimi mesi hanno contribuito significativamente alla crescita dell’eCommerce in tutte le fasce di età. Nel 2020 l’eCommerce B2C, ossia quello rivolto ai consumatori finali, in Italia ha registrato un fatturato di circa 30,6 miliardi di Euro. Analizzando più nel dettaglio gli acquisti eCommerce B2C di prodotto, si osserva che il 50% della crescita è determinata da tre comparti: Food & Grocery (20%), Informatica ed elettronica di consumo (19%) e Abbigliamento (13%) (Osservatorio eCommerce B2C).

Per essere competitivi in un mercato in costante crescita è importante:

  • Progettare o riprogettare l’area magazzino: valutando le caratteristiche della merce, i flussi in ingresso e in uscita e la rotazione delle scorte, lo spazio disponibile, i mezzi di movimentazione interna, trasformando gli spazi in aree dedicate.
  • Predisporre la Lista di Picking: predisponendo delle Picking List opportunamente studiate in base agli ordini giornalieri, si possono evitare dispersioni inutili di tempo. Indispensabile anche il sistema automatizzato di tracciabilità delle merci.
  • Gestione dello stock e dell’inventario: la gestione dello stock regola in maniera ottimale i flussi di materiali in ingresso e in uscita. L’inventario puntuale e preciso permette di acquistare rifornimenti della merce solo all’occorrenza.
  • Introdurre metodi operativi standardizzati e allo stesso tempo flessibili, studiati ad hoc per ricercare il giusto equilibrio tra efficienza, costo e sicurezza.

Le procedure standardizzate uguali per tutte le aziende, tipo di mercato e per ogni settore che si applicavano fino a pochi anni fa, ora non sono più un metodo valido. Il mondo va sempre più veloce e occorre adattarsi, aggiornarsi e progettare un proprio “metodo”, anche con l’aiuto della tecnologia.

Per il raggiungimento dei vostri obiettivi e per il monitoraggio dei processi, è importante dotarsi di un Software che permetta non solo di avere sotto controllo ogni aspetto del magazzino, ma che possa elaborare anche sistemi di reportistica dei dati.

Punto 5. La logistica conto terzi

La logistica conto terzi può riguardare la terziarizzazione di un intero processo logistico o parte di esso, l’affidamento a terzi del trasporto di prodotti o ricorrere a cooperative per il riordino del magazzino.

Ecco alcuni dei vantaggi dell’outsourcing logistico:

  • Riduzione dei costi e servizio più veloce: i fornitori di servizi logistici possono sfruttare le relazioni e gli sconti sui volumi;
  • Focalizzazione sul business primario: affidarsi a un fornitore elimina la necessità di investire nello spazio di magazzino, nella tecnologia, nei trasporti e nel personale per eseguire il processo logistico.
  • Flessibilità: l’investimento per un magazzino in sede non diminuisce proporzionalmente alle flessioni di mercato. Con il fornitore esterno invece, si possono rivedere gli accordi sulla base della quantità di merce stoccata e movimentata.

 

Punto 6. I vantaggi del Software TU

Grazie anche alla partnership con gli esperti di logistica NTL Express, abbiamo perfezionato i nostri programmi per la gestione di magazzino. Il risultato è il Modulo Logistica che risponde alle esigenze di gestione della logistica conto terzi e di produzione: le app semplificano il lavoro degli addetti di magazzino. Il Software TU controlla e monitora il ciclo distributivo in ogni fase: garantisce precisione, sicurezza e certezza dei movimenti logistici, accuratezza nei passaggi informatici.

Il Cliente finale potrà accedere al proprio magazzino in totale autonomia e

  • Monitorare l’ingresso delle proprie merci (pezzi, lotti, misure, pesi etc.);
  • Visualizzare e acquisire i documenti in entrata dei propri fornitori;
  • Consultare le giacenze;
  • Inserire e trasferire ordini di vendita in modo automatico dal proprio gestionale al Software Logistica;
  • Monitorare l’evasione degli ordini e i relativi documenti di uscita;

I clienti con convenzione trasporti attiva, potranno ricevere e tenere traccia dei riferimenti di spedizione per ciascun ordine di vendita.

Contattaci per scoprire i vantaggi del Software TU.

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