Il sistema di gestione linee, dovrà permettere di valutare tutte le attività effettuate in un giorno e quantificarle in ore di lavoro e nell’attività svolta dai mezzi. Questo sistema dovrà essere integrato nell’ERP con il collegamento ad un sistema GPS legato alle attività dell’autista e del mezzo che permette di evitare una gestione manuale dei dati di Input.

Pertanto, strutturando il sistema con un rilevatore GPS su ogni mezzo, che permette di estrapolare i dati sia del mezzo (movimenti, tratte, ecc.) che dell’autista (ore di guida, ore di riposo) sarà possibile ottenere, oltre alla fatturazione automatica come previsto sopra, anche la gestione delle attività dei mezzi e del personale, la verifica sui consumi del gasolio e il calcolo del vero fatturato per chilometro che è il parametro essenziale di analisi in un sistema di controllo di gestione per le aziende di trasporto.

Lo strumento di Gestione Linee dovrà quindi essere integrato alle seguenti funzioni aziendali:

• Sistema di fatturazione – come visto in precedenza;
• Sistema del personale – utilizzato per la generazione delle buste paga e per l’imputazione dei costi del personale all’interno del controllo di gestione;
• Sistema di controllo di gestione – utilizzato per raccordare tutti i costi e i ricavi di mezzi, personale e servizi in modo da avere un risultato unico giornaliero e generazione di un Margine Operativo Lordo (MOL) per ogni servizio svolto;

Il sistema permetterà anche di avere un reporting adeguato sulle attività svolte e una serie di dati sulla qualità dei servizi stessi, dando la possibilità di contrattualizzare con il cliente anche un possibile livello di servizio verificabile oggettivamente con questo sistema, analizzando tempi di percorrenza, ritardi, chilometri “a pieno” – intesi per i chilometri fatturati dalla ditta, chilometri “a vuoto” – intesi per i chilometri non fatturabili derivanti da trasferimenti di sede, trasferimenti per manutenzioni o carico di gasolio, attività degli autisti, ecc.